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【学习整改提高年】档案利用工作要走向依法管理、走向开放、走向现代化——利用处学习整改提高年取得成效

来源:利用处  作者:刘茜  发布:2019-11-28  (浏览 85 人次)

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针对国家档案局对我馆业务建设评价提出的整改问题,年初馆务会决定把2019年定为“学习整改提高年”。省档案馆利用处紧密围绕习近平总书记提出的“档案工作要走向依法管理、走向开放、走向现代化”的工作要求,结合自身实际,深入学习、提高认识、以学促做,各项工作取得良好成效。

理论学习促改进

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为了建设政治过硬、业务精良、开拓进取的档案利用服务体系,利用处狠抓政治理论学习,结合当前“不忘初心、牢记使命”主题教育活动,把轮流主持学习教育、外出参观学习、整改落实问题等举措贯彻主题教育全过程,使全处成员坚定信仰立场,提高政治站位,强化使命担当,从而达到理论学习有收获、思想政治受洗礼、干事创业敢担当、为民服务解难题、清正廉洁作表率的具体目的。2019年利用处共计接待利用单位820余家,利用者2000余人次,调归卷15000余卷(册),接听咨询电话1000余通,数字化利用查询850余人,收到锦旗1面,感谢信3封,真正做到了四个“零”服务:为民服务零距离、接待查档零推诿、工作过程零差错、百姓满意零投诉。

制度规范是前提

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利用工作要走向依法管理,其前提是具备科学完善的档案查阅、利用、统计制度,在充分对标学习先进档案馆,如上海市档案馆、杭州市档案馆查阅档案制度之余,结合我馆现实条件,利用处修改并制定了《查阅利用制度》《档案安全利用制度》《控制使用档案查阅制度》《开放档案查阅制度》《政府信息查询点管理制度》《政府信息查阅点查阅服务制度》《档案利用效果分析统计制度》,真正优化查档服务流程,用制度规范查阅过程和利用成效,从而保证了档案查阅接待及监阅工作顺利开展。

便民服务赢民心

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档案利用工作走向开放,意味着群众查阅档案的范围更广泛、方式更便捷。对于在官网上或电话咨询的查档者,利用处工作人员会在第一时间进行回复,提醒其需要携带的相关手续与证件,为了照顾行动不便的利用者,工作人员会开展代查服务,查找、复印并邮寄到利用者手中。此外,利用处还积极开展“异地查档”等跨馆服务,编写《陕西省各级国家馆异地查档工作联系人电话号码本》,从省档案馆利用处接待大厅到各市、区、县档案馆相关工作人员及电话都登记在册,如遇群众所查档案为其他馆收藏,只需工作人员打电话沟通,查询并复印好的档案就会被传真或邮寄给查档者,真正实现了“让群众只跑一次”的承诺。除了上述便民措施,利用处还实行“首任负责制”,谁接待谁担当,职责落实到每一位工作人员;查阅大厅配备老花镜、放大镜、轮椅、雨伞、铅笔、水杯、订书机、文件袋、信纸等人性化服务工具,尽最大努力为查档利用者提供方便。

先进技术提效率

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档案工作想要走向现代化,必须有先进的技术手段作为支撑。利用处配合信息处做好档案数字化工作,首先根据利用者所查阅的内容挑选出利用率高、服务民生类档案进行数据录入工作,如个人职称评定、工作调动、学校毕业派遣等内容档案,遇有误信息及时沟通更改。如遇利用者查询直接在内网上搜索并打印,从而在最大程度上方便群众查档,提高了档案信息化应用水平;同时,对档案查阅大厅桌椅摆放进行重新调整,使查档大厅监阅全方位无死角,确保档案安全利用;此外,纸质目录作为特定时期的历史产物,具有一定的收藏价值。利用处今年对旧纸质目录进行整理、统计、造册,集中归库,妥善安置并保管。

查找不足补短板

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面对新形式下的档案利用工作,利用处工作人员还需加强业务学习,提升工作能力,继续配合单位其他处室做好数字化与档案划控工作。通过对标其他先进省市档案馆,努力查找自身不足,不断改进工作方法,继续完善现行文件征集与案卷电子目录,把接待利用工作做得更好。

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