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陕西省档案局关于2019年度省级单位档案工作执法检查情况通报

来源:陕西省档案局  发布:2019-12-19  (浏览 271 人次)

陕档发〔2019〕23号

省级各机关、人民团体,省属企业事业单位:

为深入贯彻执行《中华人民共和国档案法》《陕西省档案条例》,促进省级各单位档案基础业务建设和规范化管理,依据《陕西省省级单位档案工作年度执法检查办法》,从10月至11月我们对部分省级单位档案工作进行了年度执法检查。这次抽检对象和执法检查人员是按照“双随机一公开”要求,采用计算机随机抽取的方式,在部分协作组组长成员单位代表和省档案局机关纪委监督下进行的。共抽取检查对象32家,其中省级机关20家,省属企业4家,高等院校8家;抽取执法检查人员128人次,包括省档案局持有执法证人员和省级机关企事业单位协作组组长、副组长单位人员。抽取的检查对象和执法检查人员名单于2019年9月在陕西档案信息网上进行了公告。

这次年度档案工作执法检查,主要采取听取汇报、实地查看、综合评定、现场反馈意见等方式进行,在口头反馈意见的基础上,对每个被检单位书面正式下达执法检查反馈意见单。同时,在检查中,执法检查人员佩戴执法记录仪,全过程记录。

从抽检情况看,多数单位都能坚决贯彻执行档案工作有关法律法规,认真履行主体责任,不断完善档案工作机制,注重改善档案管理条件和技术手段,充分发挥档案资源服务中心大局的作用,档案工作呈现出健康、有序、稳步发展的良好局面。现将有关情况通报如下:

一、工作特点

(一)高度重视档案工作,加强对档案工作的组织领导。检查为优良、合格的各单位领导高度重视档案工作,普遍成立由主要领导牵头的档案工作领导小组,建立档案工作网络,配备专职或兼职档案管理人员,完善档案管理体系。多数单位把档案工作纳入年度工作计划,有的单位将档案工作纳入内部机构和相关人员年度考核,加强督促检查,及时研究解决档案工作遇到的实际困难和问题,在人、财、物上给予有效支持。省委政法委领导多次在相关文件上作出批示、亲自审定档案工作相关制度,并指导检查档案工作;省公安厅党委把档案工作纳入党委议事日程,常抓常议,常抓不懈;陕西师范大学为校档案馆营造良好发展环境,保持该校档案工作长期在全省、全国高校中的领先地位。

(二)注重制度建设,档案管理工作更加规范有序。各单位认真贯彻落实中办国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和省委省政府两办《实施意见》及《陕西省档案事业发展“十三五”规划》,并结合本单位、本行业工作实际,建立健全档案收集、整理、归档、查借阅等制度措施,确保了档案工作开展有序、管理规范、考核有据。省政协机关、民进陕西省委会机关、省统计局、省测绘地理信息局等单位坚持把档案工作纳入年度目标管理,着力建立健全各项管理制度,初步形成以机关档案管理为中心、各办公室档案管理为辅助、领导有力、分工明确、队伍健全、运转有序的档案管理体系。

(三)完善基础设施,档案安全管理得到有效保障。多数单位都能重视档案基础设施建设,注重在规范性、功能性、安全性上下功夫。按照档案法律法规要求,普遍设立独立的档案库房,加大对档案库房的建设和档案装具、安全设施设备配置的投入,硬件设施逐步趋于完善,基本实现库房、阅览、办公“三分开”或“两分开”要求,满足档案安全保管“八防”要求,确保了档案实体和档案信息的绝对安全。省国家安全厅、省地质调查院、西安培华学院等单位,加大软硬件投入力度,建立完善了人防、物防、技防三位一体的安防系统。

(四)积极探索,档案数字化建设稳步推进。抽查的多数单位都能积极适应档案工作信息化发展要求,积极探索“存量数字化、增量电子化、服务网络化”发展之路。省监狱管理局、陕西师范大学等单位将档案信息化建设纳入单位信息化整体规划,同步设计、同步建设、同步发展,对OA系统形成的电子文件进行有效归档管理;省政协、长安大学、西安财经大学、省煤田地质集团有限公司等单位配备了比较先进的档案管理系统及扫描仪等设施设备,加大档案数字化建设投入力度,对纸质档案进行全文数字化加工,档案工作自动化水平和服务能力有较大的提升。

二、存在的主要问题

在执法检查过程中,也发现一些单位档案工作还存在一些薄弱环节:一是少数单位对档案工作重要性认识不够,档案建设和管理缺乏长期规划和长效机制,对到期档案移交、已公开现行文件报送工作认识不足,对执法检查有应付过关思想;二是部分单位档案人员对业务工作不熟悉,对档案法规掌握不系统,特别是对2015年国档局发布的《归档文件整理规则》执行不严格;三是档案没有完全实现集中统一管理。档案室保管的档案门类单一、种类不全,有的音像档案保管在宣传部门、实物档案保管在各自处室等;四是档案信息化发展不够平衡。有的档案信息化建设明显滞后,有的档案信息数据库还没有建立;五是个别单位档案安全仍有漏洞。有的安全防范措施还不到位,有的借阅利用履行的手续不严格,安全设施设备还有待于更新升级。

三、抽检结果

经检查组综合评估,结果如下(按省级机关档案工作业务协作组顺序排列):

优良单位:省统计局、省知识产权局、省地质调查院、省水保持局、省公安厅、省委政法委、省国家安全厅、省监狱管理局、省政协、中国民主促进会陕西省委员会、陕西测绘地理信息局、长安大学、陕西师范大学、西安财经大学、西安培华学院。

合格单位:省委党史研究室、省人民防空办公室、省能源局、省文物局、省人民检察院、农工民主党陕西省委员会、省作家协会、省归国华侨联合会、省慈善协会、省煤田地质集团有限公司、陕西延安石油天然气有限公司、陕西燃气集团有限公司、陕西警官职业学院、陕西艺术职业学院、陕西邮电职业技术学院。

不合格单位:陕西海外投资发展股份有限公司、西安信息职业大学。

希望获得优良等次的单位要戒骄戒躁,再创佳绩。各单位以获得优良等次单位为榜样,坚持问题导向,针对执法检查时指出的问题,举一反三,认真整改,补足短板,努力提高档案工作整体水平和服务能力,为推动全省档案事业发展作出积极贡献。

建议获得年度执法检查优良的单位,依据《陕西省档案条例》有关规定,对本单位档案机构和档案工作人员给予表彰奖励。

陕西省档案局

2019年12月19日