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陕西省归档文件整理实施细则

发布:2015-11-13  (浏览 3108 人次)

    第一条 为适应档案管理现代化的需要,规范归档文件的整理方法,提高工作效率,依据中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》,结合我省的实际情况,制订本细则。
    第二条 本细则适用于陕西省各级机关、团体、及其它社会组织在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料整理。并可供专业档案,(如诉讼、教学)等纸质载体档案的整理参照使用。
    第三条 本细则规定了归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等具体整理方法。
    第四条 归档文件的整理,是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
归档文件的整理单位是件。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件(定稿过厚的,也可单独为一件);正文与附件为一件(附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件);文件附有文件处理单、拟办单或领导批示的签批条的,应与文件同为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图表等可按其本来的装订方式,一册(本)为一件;来文与复文(指联系密切的来往性质的文件材料,如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等)可作为一件。
    第五条 归档文件整理原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管利用。
    第六条 归档文件应齐全完整,已破损文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应采取字迹固定、恢复、复制等保护措施,超大纸张应按照标准折叠,文件修整应使用符合档案保护要求的材料并以最大限度保护文件的原貌。
    第七条 归档文件的装订,应以件为单位装订。
    (一) 对于短期档案和已装订成册不便拆钉的刊物、书籍等,可以保持原貌,不再拆钉重装。
    (二)装订方式和用品应符合档案保护要求,对归档文件无损害,不影响档案的保存寿命。装订方式可采用线装、胶粘、不锈钢钉(夹)、燕尾夹、无酸纸封套等。
    (三)装订排序:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后;汉文本在前,少数民族文字在后;中文本在前,外文本在后;有文件处理单的,可放在文件之前作为首页。
    (四) 装订位置:在文件的左侧或左上角。装订时应将文件的各页按一定的方式对齐,左侧装订时对齐左边、下侧,左上角装订时对齐左边、上侧。
    第八条 归档文件的分类,《规则》规定采用年度、保管期限、机构(问题)作为通用的分类方法。
    (一) 按年度分类,就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。
    (二) 按保管期限分类,即根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。
    (三)机构分类,就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类。
    (四)按问题分类,就是根据归档文件内容所涉及的不同的问题对归档文件进行分类。
档案整理将几种分类方法结合使用,即采取年度、保管期限、机构(问题)三种分类方法,组合成复式分类法使用。《规则》不限定年度、保管期限、机构(问题)在组合复式分类法时的先后顺序,但规定年度、保管期限作为必选项,机构(问题)为选择项。基层单位或小机关,每年形成的文件数量少,或内部机构设置简单时,可以选择年度-保管期限或保管期限-年度两级分类;省级机关等大、中型单位,应采用年度、保管期限、机构(问题)三级分类。即年度-机构(问题)-保管期限或保管期限-年度-机构(问题)分类法进行分类。各单位档案室应在确定分类方法的基础上,编制切合实际的分类方案,并保持全宗内分类方法相对稳定。
    例:采用年度-机构-保管期限分类法时,分类方案为:
    1999年 办公室 永久、长期、短期
           业务处 永久、长期、短期
           宣传处 永久、长期、短期
    采用保管期限-年度-机构分类时分类方案为:
    永久 1999年 办公室 业务处 宣传处
         2000年 办公室 业务处 宣传处
    长期 1999年 办公室 业务处 宣传处
         2000年 办公室 业务处 宣传处
    短期 1999年 办公室 业务处 宣传处
         2000年 办公室 业务处 宣传处
    第九条 归档文件的排列,是在分类方案的最低一级类目内,"遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系",按事由结合时间、重要程度等排列。
    (一)事由可以是指一件具体的事,或是一个具体的问题,或一段较紧密工作的自然流程等。同一事由内的归档文件排列,按文件形成的时间先后顺序,或按文件的重要程度排列。
    (二) 不同事由内的归档文件排列,按不同事由办结时间的先后顺序排列,也可按事由的重要程度排列。即将主要职能活动形成的文件排在前面,其它工作形成的文件材料排在后面;或将综合性工作形成的文件排在前面,具体业务工作形成的材料排在后面;可按责任者或承办部门集中排列,也可按不同问题分别集中排列;会议文件、统计报表等成套性文件可以集中排列;因故未及时归档的文件,可将其排列在相应类别的最后。
    第十条 归档文件的编号,是将归档文件在全宗中的位置标识为符号,将每份归档文件的实际页码流水编号,并以归档章的形式在归档文件上注明。
    (一)盖归档章
    1. 在每件归档文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置 机构(问题)、每份文件的总页数等选择项。各项内容必须按照规定顺序填写,不得自行打乱归档章各项位置。归档章的格式长45mm宽16mm,均分六格(见附件图1)。
    2. 归档章位置,在归档文件首页上端居中的空白处。若位置被领导批示或收文章占用,可将归档章盖在其它空白的位置,以文件上端为宜。文件首页无盖章位置或重要文件须保持原貌的,可在文件首页前另附纸页加盖归档章,归档章尽量不要压住文件字迹,也不要与批示文字或收文章等交叉。
    3.填写归档章时,应使用符合档案保护要求的字迹材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,也可使用打号机打号。
    (二)编号项目
    编号项目分为必备项和选择项。必备项包括全宗号、年度、保管期限和件号,选择项为机构(问题)。
    1.全宗号,是档案馆对接收档案范围内各立档单位编制的代号。已由档案馆给定全宗号的立档单位可填写,没有全宗号的立档单位可将此项空留,待档案移交进馆给定全宗号后再填写。
    2.年度,指文件的形成年度。填写此项时,采用公元纪年,以四位阿拉伯数字表示,如2000年表示为"2000"。
    3. 保管期限,填写由文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时给归档文件划定的保管期限。保管期限分为永久、长期、短期三种,简称为"永、长、短",代码分别为"Y、C、D",填写时直接采用简称或代码。
    4.件号,即文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号,归档文件在分类、排列位置确定后,编制的排列顺序号为室编件号。
室编件号即归档文件分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。应在文件分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从"1"开始标注。例:采用年度-组织机构-保管期限分类时,保管期限为最低一级类目,室编件号方法为:
    1999年 办公室 永久1…… 长期1…… 短期1……
           业务处 永久1…… 长期1…… 短期1……
    馆编件号-在档案移交进馆时,按档案馆要求编制标注。
    5.机构(问题),填写分类方案类目名称,如机构名称太长可填写通用简称,但不可随意简化。
    第十一条 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序逐件对每份文件编制归档文件目录。
    (一) 归档文件目录的项目包括:件号、责任者、文号、题名日期、页数、备注等。
    1.件号,是指室编件号。
    2.责任者,文件的发文机关或署名者。填写时一般应写全称或通用简称,联合发文时,一般应将所有责任者照实抄录,责任者过多时可适当省略,但立档单位是责任者时必须抄录。
    3.文号,即发文字号,应填写机关代字、年度、文件顺序号,期刊、简报填写期刊、简报编号。
    4.题名,即文件标题。一般应照实抄录,有副标题或并列题名的文件,若正题名能够反应内容时,副标题一般无须抄录;并列题名是其它语言文字书写的题名,与正题名一并抄录;文件没有题名或题名含义不清、不能揭示或不能全面揭示文件内容的,应补充拟写题名,并加[ ];有些归档文件的附件独立性较强的,如正文仅有实施意见,附件则是具体的条文规定或是正文重要的补充和说明,在正文和附件作为一件时,可在正文题名后抄录附件题名,外加( )。
    5. 日期,即文件的形成日期(落款日期),填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日,单月日前补0,或将表示月、日的数字回行填写。如2001年3月16日,可标注为20010316或20010316。
    6. 页数,填写每一件归档文件的总页数。凡有文字、图表的页面为一页,空白页不计。来文与复文、正本与定稿等作为一件时,统计页数时,应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。
    7. 备注,填写归档文件需要补充和说明的情况,包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。需要说明的情况较多时,可在备注栏标"*",将具体内容填入备考表中。
    (二)归档文件目录的格式(见附件图2)
    1.各栏目的详细尺寸及采用横式或竖式格式,各单位可根据需要确定,但同一立档单位的目录格式应保持一致,不能随意更改。
    2.填写目录项目应使用符合档案保护要求的字迹材料,如碳素墨水、蓝黑墨水等,已采用计算机管理档案的单位,可直接打印目录。
    3.归档文件目录应单独装订成册并编制封面,目录编制成册的方式一般应与分类方案一致,也可以与分类方法不同。如目录可以每年按不同的保管期限装订三本,每本目录中使用不同色的口取纸来区别不同机构(问题),或通过在目录表右肩上标注机构(问题)名称来区分不同机构(问题);也可以每个机构(问题)装订一本目录,使用不同色口取纸在目录右肩上加注保管期限的方法来区分每本中的不同保管期限。
    4.归档文件目录封面的格式应与目录的编制方式一致,视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。
    5.目录及封面用纸统一为国际标准A4型(长x宽为297mmx210mm)。
    6.归档文件目录封面样式(见附件图3)
    第十二条 归档文件的装盒,将归档文件按室编件号顺序装入档案盒、并填写档案盒封面、盒脊、备考表。装盒方式、盒脊项目设置应与分类、排列的原则方法一致。
    (一)装盒要求
    1.按件号先后顺序装入档案盒。
    2.装盒时,按分类方法将不同类别归档文件装入不同的档案盒中,装盒应与分类方法一致。不同分类方法形成的的归档文件不得混装在同一盒中。
    (二)档案盒格式
    1.档案盒规格:外型尺寸为310mmX220mm(长X宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm。档案盒的制成材料,应采用无酸纸制作。
    2.摆放方式:可采取横式和竖式两种。
    3.档案盒封面:应标明全宗名称(立档单位全称),下加双横线(见附件图4a)。全宗名称可在制作档案盒时同时印制。
    4.档案盒脊的项目及填写:全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见附件图4b、图4c)。
    (1)全宗号:按同级档案馆给定的全宗号填写,暂时未给全宗号的可先空置,无进馆任务的可不印制此栏。
    (2)年度:填写盒内归档文件的形成年度。
    (3)保管期限:填写盒内归档文件的所属保管期限,用汉字全称表示。
    (4)机构(问题):填写分类方案中相应机构(问题)的类目名称。
    (5)起止件号:在室编栏填写盒内归档文件排列最前和最后的文件件号,其间用"-"号连接,馆编栏空置。
    (6)盒号:是指档案盒的排列顺序号,档案移交进馆时按进馆要求编制。盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水编制,以四位数为限断号,如0001--9999。
    (三)备考表
    备考表放在盒内所有文件之后,每盒必须放置。
    备考表的填写:
    1. 盒内文件情况说明,填写盒内归档文件需要说明的情况,包括文件的收集齐全完整程度、有否字迹模糊、缺损等,整理完毕后有否修改、补充、移出、销毁等。
    2. 整理人,填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。
    3. 检查人,填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
    4.日期,填写归档文件整理完毕的日期。
    第十三条 本细则自整理2001年形成的档案起实施。各市(地)、县(区)档案行政管理部门应在2001年确定试点单位,积极开展试点工作,积累总结经验。具备条件的单位应积极试行《细则》,2001年起全省全面实施《细则》。
    第十四条 本细则由陕西省档案局负责解释。
                                                                                                 陕西省档案局
                                                                                                2001年8月10日