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《会计档案管理办法》修订内容要点——《会计档案管理办法》解读之一

发布:2016-03-23  (浏览 1682 人次)

新修订的《会计档案管理办法》(以下简称《办法》)共31条,与原《办法》相比,主要在以下方面作了修订。一是完善了会计档案的定义和范围。二是明确了会计电子档案管理要求。三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。四是进一步完善了会计档案的鉴定销毁程序。五是明确了会计档案出境的管理要求。六是对会计档案向单位档案管理机构移交的时间做了更加灵活的规定。七是对定期保管会计档案保管期限作了调整,延长了凭证、账簿和辅助性会计资料的保管期限。下面对电子会计档案的定义和范围、电子会计档案管理要求、会计档案可仅以电子形式归档保存的管理要求、会计档案的鉴定要求和销毁程序五个方面的修订进行说明。

一、提出了电子会计档案的概念

新《办法》第三条明确“通过计算机等电子设备形成、传输和存储的会计档案”是电子会计档案。本概念既参照了《电子档案管理基本术语》(DA/T58-2014)中的电子档案的概念,又不同于下定义,而是以范围界定的方式确定了什么是电子会计档案。在这个表述中,特别强调了电子会计档案的原生性,即是通过计算机等设备形成的,以区别于将纸质会计档案扫描形成的数字化副本。

二、提出了会计电子档案管理要求

与原《办法》相比,新《办法》此次修订最主要的内容就是电子会计档案管理的要求,主要修订要点如下:

一是明确了“单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案”,这与原《办法》中“具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案”的要求是截然不同,不用报备即可利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

二是对电子会计档案移交与接收提出了要求。要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定;特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

电子会计档案接收分为单位内部会计部门向档案部门移交的接收和单位之间的移交接收。对于前者,要求“单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收”;对后者,要求“档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全”。

三是要求电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

三、会计档案可仅以电子形式归档保存的管理要求的修订

为确保电子会计档案的真实、完整、可用、安全,对于电子会计资料仅以电子形式归档保存的方式,新《办法》提出了如下要求:一是形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;四是采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;五是建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案;七是电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。以上要求中:第一、七项规定是确保电子会计档案的真实,第二、三、六项是确保电子会计档案的准确、完整、可用,第四、五项规定是确保电子会计档案的安全。单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定;单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。

四、会计档案的定期鉴定程序的修订

定期鉴定是档案工作的一个重要环节,它是优化档案资源,去除无利用档案,确定档案存销的又一次鉴选。会计档案也不例外。一般来说,各单位应对保管期满的会计档案进行鉴定,并根据鉴定结果采取相应的处置。原《办法》规定了会计档案销毁的具体程序,要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”,但未明确销毁前的鉴定工作和有关责任,这在一定程度上将销毁的最主要责任归于单位负责人,致使大多数单位不敢销毁会计档案,那怕已到保管期限。大量已失去保存价值的会计档案占据了储存空间,造成了资源浪费。

根据新《办法》要求,单位不仅“应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书“,而且“会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行”。参加人员至少应包括会计机构、审计机构、纪检监察人员,必要时还应法律部门参加。“经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。”

由于各单位每年都会产生会计档案,每年都有会计档案保管期限到期,是否需要每年进行鉴定呢?  这完全取决于企业的实际情况。如果每年到期档案量不大且库房空间充足,可几年鉴定一次,如果每年到期会计档案量比较大,且库房空间有限,可每年开展一次鉴定工作。

会计档案定期鉴定时为什么要会计机构、审计机构、纪检监察人员参与呢?因为档案部门不一定能全部掌握本单位哪些会计涉及未结清的债权债务和未了事项,这些只有会计机构、审计机构、纪检监察机构人员共同参与才能全部掌握。设有法律部门的单位,还应请法律部门人员也参与会计档案的定期鉴定工作。这都是避免将涉及未结清的债权债务和未了事项的会计档案被销毁的有效措施,是保护单位的合法权益和经济利益的需求。

具体鉴定时,可先由档案部门会同会计部门通过逐卷、逐份档案阅读的方法,提出初步的鉴定结论。鉴定时应考虑本办法第十九条的要求。鉴定结论可以是销毁或继续保存期限。初步鉴定结论提出后,形成初步鉴定意见,然后召开鉴定小组或委员会会议,对初步鉴定意见进行讨论审定,形成正式鉴定意见书。经鉴定可以销毁的会计档案,编制销毁清册。

五、对会计档案销毁程序的修订

由于会计档案包含较多的敏感信息,因此,会计档案销毁工作重点防止会计档案信息外泄,因此新《办法》首先要求对可以销毁会计档案,“单位档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容”。

为了防止错误销毁会计档案,新《办法》还设置了销毁前再次确认程序,要求“单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见”。

监销是保证销毁工作按照规定程序和要求进行的一项制度安排。原《办法》规定,“销毁会计档案时,应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销”。会计档案销毁属于单位的内部管理事务,国家机关销毁会计档案再由财政部门、审计部门派员监销,既增加了行政管理成本,也难以真正发挥监督作用。为此,新《办法》删除了财政部门、审计部门派员监销的规定,同时进一步明确了单位内部组织监销的有关要求,即“单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。”

新《办法》还规定,“电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。”

(本文转载自《中国档案》杂志2016年第2期 作者:蔡盈芳 单位:国家档案局经科司)