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陕西省档案馆关于接收档案的规定

来源:《档案业务工作必备》  发布:2016-04-01  (浏览 1152 人次)

  第一条 为了安全保管和有效地利用档案,把陕西省档案馆建设成为永久保管档案的基地、党和政府各项工作利用及研究档案资料的中心。依据《中华人民共和国档案法》、《档案馆工作通则》、国家档案局关于《各级国家档案馆收集档案范围的规定》,《陕西省档案管理条例》结合我省实际,特制定本规定。

  第二条 接收工作的基本指导思想是:在维护党和国家历史真实面貌的前提下,根据档案分级管理的原则,将应该由省档案馆收集的一切具有历史凭证作用和科研价值的各种门类、各种载体形态的档案,以全宗为单位,完整齐全地接收进馆,建立内容丰富、结构合理、具有陕西特色的馆藏体系。

  第三条 接收范围

  1、中国共产党陕西省委员会、陕西省人民代表大会及其常设机构、陕西省人民政府、省政协、中共陕西省纪律检查委员会、省高级人民法院、省人民检察院、省工会、共青团、妇联等机构及其所属部门单位和直属的临时性单位形成的档案;

  2、经协商同意接收或代管同级民主党派机构形成的档案;

  3、陕西省人民政府直属工作部门的派出单位形成的档案;

  4、陕西省人民政府各部门、各单位下属的二级行政机构和企事业单位的永久档案;

  5、属于本省和中央主管部门双重领导的单位形成的主要反映本省地方某项事业和建设成就的部分重要档案;

  6、省内著名人物形成的档案和省级机关县团级以上死亡干部档案(死亡后原单位保存五年后移交);

  7、接收具有全国、全省意义的重大工程项目的部分重要档案;

  8、省级撤销单位的档案;

  9、建国前我省党、政、群省级机关、派出机构的革命历史档案;

  10、清代以前省级地方机构形成的档案;

  11、国民党时期省级机构形成的档案;

  12、收集、征集各时期散存在各地的历史档案资料。

  第四条 档案接收期限

    陕西省档案馆接收原单位保存满二十年的永久档案,长期保存的档案原则上不予接收。

  第五条 接收标准

  一、档案的整理

  1、一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案作为一个全宗系统整理,不得分散。

  2、新成立的单位、一个单位分为两个及两个以上的单位、数个单位合并为一个单位,都应分别建立新的全宗。

  3、单位改变领导关系、名称,但其工作性质和业务范围未发生根本变化,仍接续原来的全宗。

  4、一个单位的内部机构原则上不建立单独全宗。

  5、临时机构一般不建立单独全宗,其档案应纳入其主管部门全宗统一管理。但属于省委、省政府直接领导,执行全局性的任务,存在时间比较长的,应建立单独全宗。

  6、各机关档案应按全宗,根据其内容和载体的不同,制定统一的分类方案。分类应保持前后一致,不能随意变动。

  7、分类一般应采用年度——组织机构(或问题)进行分类。

  8、不能采用年度——组织机构(或问题)进行分类时,可按国家档案局和有关专业主管机关共同制定的分类方案进行分类。

  9、案卷的排列,应以全宗为单位,按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。案卷排列方法应统一,前后保持一致,不可任意改动。

  10、按照案卷的排列顺序编制卷号,以固定案卷位置。在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。编制案卷号时,应按不同保管期限,分别采用大流水方法。

  11、案卷目录应区别不同保管期限,分年度或混年编制目录。每册案卷目录一般应限制在200页以内,一式三份。在一个全宗内,案卷目录号不得重复。

  二、案卷质量要

  案卷质量总的要求是,遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:

  1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

  2、在归档的文件材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文与原文、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷。

  3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷,没有复文的,放在请示年立卷。跨年度的规划放在针对的第一年立卷。跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。非诉讼案件放在结案年立卷。其它文件材料的立卷应按有关规定执行。

  4、卷内文件材料应区别不同情况进行排列。密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后;重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后;非诉讼案件结论、决定、判决性文件材料在前,依据材料等在后。其他文件材料依其形成规律或特点按有关规定排列。

  5、卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角,背面的左上角填写页号(或用打号机打号,不得用铅笔,圆珠笔编写号码)。不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章,并逐件编件号。图表、声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

  6、进馆的永久案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。对文件材料的题名不得随意更改简化。没有题名的应拟写题名,不能反映实质内容的题名应重新拟写题名。没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚、并填入备考表内。会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。填写时字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。

  7、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

  8、有关卷内文件材料的说明,都应逐项填写在备考表内。同时将立卷人、检查人的姓名和时间填上,以示负责。备考表应置卷尾。

  9、卷内文件材料要去掉金属物,对破损的文件材料应进行修复,字迹已扩散或开始褪色的文件,应对字迹进行恢复、加固。案卷应采用三孔一线的方法装订,不装订的案卷,卷内文件应以件为单位用细线装订,装订应右下整齐、兼顾左侧。

  10、案卷封皮,应逐项按规定用毛笔或钢笔填写清楚。案卷题名要简明,确切地反映卷内文件材料内容。文字简练,使用简称应通用易懂,字迹工整、清晰。卷脊标签(口曲纸粘贴整齐,标签下沿距卷底3cm)。

  11、文书档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号的格式按《文书档案案卷格式》执行。其他门类和载体的档案案卷格式应按有关规定执行。

  第六条 省级机关在向省档案馆移交档案的同时,应将与档案有关的资料、档案检索工具(全宗介绍、分类大纲、历史考证、全引目录、档案利用效果汇编等)档案装具(密排柜除外)一并移交。

  第七条 为确保进馆案卷质量,省档案馆在接收前将按有关规定进行验收,达到标准后,方可办理交接手续,在移交清册上签名盖章,各执一份,归档备查。


       

                                                                          陕西省档案馆

                                                                         一九九七年三月十七日 

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