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【安康】岚皋县实施数字档案馆建设工程调查报告

来源:岚皋县档案史志局  作者:王福荣  发布:2016-11-15  (浏览 562 人次)

为推动“数字岚皋,智慧县城”发展,迎接大数据、云计算、新媒体时代的到来,岚皋县政府从2011年开始,先后投入较多的资金,建成了全县电子政务网络、财经网络等信息平台,从2013年开始,同步推进数字档案馆建设工程。

一、提高认识,超前谋划。

档案信息资源具有法定性、全面性、主导性的作用。档案信息是权威性的信息资源。它是各级各单位参与社会管理与经营活动过程中的真实记录,是法定的原始记录。是海量信息库。上可追溯到有人类活动遗存、有文字史料记载。只要有人类活动、有单位的活动,都将形成源源不断的活动轨迹和历史记录。是主导性的信息资源。档案信息涉及范围十分广泛,涵盖了各个层次、各个领域、各个方面,各个历史发展时段,凡是具有保存价值的所有资源都属于档案信息资源。全县档案信息化重点是数字档案室建设、县数字档案馆建设。充分利用档案储藏数量巨大的优势,开展案卷级目录、文件级目录录入、文件内容数据扫描,运用数字档案管理软件,建立科学保存、便于利用的电子档案数据库。同时,对于各级各单位当年形成的各类现行文件,实物、声像等随时转化成电子文件,并即时转存在电子档案数据库当中。通过2——3年的不懈努力,建成各单位数字档案室、县数字档案馆,并通过内网平台进行有效连接。实现全县档案信息计算机操作、网络化传输、快捷查询、方便利用的目标。初步建成全省数字档案馆工作示范县,为美好岚皋发展提供强大支撑。

二、加快发展,破解积弊。

档案信息化即数字档案馆建设是数字时代、智慧城市发展的必然趋势,既是解决历史遗留问题的迫切需要,也是解决现实矛盾的重大举措。一是顺应互联网时代发展的需要。面对互联网时代、新媒体时代的到来,谁掌握了信息技术、网络技术,并占有海量大数据的分析管理权,谁就能赢得发展的先机,谁就能抢占智慧时代发展的制高点。二是整合档案资源,实现信息共享的需要。通过数字化加工,对过去馆室长期保存的大量历史档案,变为海量的鲜活数据。全县5——8万卷门类齐全、历史较长、应用十分广泛的档案资源就能得到充分的开发和利用,它的现实作用和历史作用是无法估量的。三是使随时随地生成的电子档案得到了妥善保存。通过系统管理,使各级各单位随时形成的电子档案得到及时、妥善的保存和备份,是解决现实矛盾的迫切需要。一份电子档案几十元,一年一个单位、一个县就能减少一大笔数字财富损失。四是充分利用现有资源的需要。县政府电子政务平台、机房都已建成,并与各部门、各镇政务平台联网。每个单位基本人手一台电脑,大部分单位都已建成了本单位的网页网站。岚皋县数字档案馆投资360万元,不仅配备有一整套数字档案馆的专用硬软件设施、设备,而且还通过公开招标,确定了西安鑫创科技有限公司进行档案的数字化加工和数字档案馆建设专业实施公司。从去年开始,已使用三名大学生开展不间断的案卷级目录和文件级目录录入工作,案卷级目录已基本录完,文件级目录已录入近80万条,已建成岚皋县档案地情网页网站等。2014年,岚皋县档案馆已被国家档案局命名为国家二级档案馆。为实施全县档案信息化即数字档案馆建设奠定了坚实的基础。

三、统筹安排,分步实施。

为确保全县档案信息化工作持续有序推进,县档案史志

局通过一年多时间的调研论证,网络查询、与专业软件公司咨询探讨,与已建成数字档案馆的青岛市档案局、珠海市档案局网上沟通,拜师求教。从理论到实践,进行了深入的研究探索,先后完成了《岚皋县数字档案馆设计方案》、《实施方案》。县委县政府分管领导多次听取数字档案馆建设工作汇报,审核《岚皋县数字档案馆建设实施方案》。

(一)实施数字化档案室建设。一是由县档案信息

化建设工作领导小组负责牵头,委托县招标办采购一家有资质的档案信息化软件应用公司即数字档案室档案管理专用管理软件,对全县各单位开展软件使用技术培训,要求熟练掌握和应用数字档案管理软件等。二是各单位要根据《档案法》的要求,配备基本的办公设备,如计算机、扫描仪、照相机、打印机等。三是各单位必须自费购买一套数字档案管理专用软件,从今年起,各级各单位必须把当年形成的电子档案随机保存到专用档案管理的软件当中,彻底解决各级各单位日常形成的大量电子档案严重损失浪费问题。

(二)全力实施县数字档案馆建设。实施县数字档案

馆“四、三、二、一”工程建设。即建设四个平台、三个管理系统、两个大型数据库、一个网页网站等。同时,积极争取项目资金,采取先易后难的方法,对全部馆藏档案资料进行数字化加工,逐步解决历史遗留的纸质档案资料的目录录入、全文内容扫描加工问题,建立初具规模的档案目录数据库和文件内容数据库。通过档案信息网使县数字档案馆与各级各单位数字档案室有效连接,建立档案信息传输、采集、保存、利用的运行机制。

(三)建立各单位电子档案当年报送制度。按照数字档案与纸质档案并存的原则,实行数字档案和纸质档案同步归档管理。2015年4月底前,各单位在整理2014年档案时,必须在整理纸质档案的同时,将电子档案全文导入本单位数字档案管理系统,并报送一套电子档案到县档案馆备份。

四、建立机制,强力推进。

(一)建立组织协调机制。为加强领导,加大协调,县委县政府成立了县委副书记、县政府常务副县长挂帅的领导小组,把两办、财政、监察、审计、考核、档案史志等部门纳入工作协调机构。要求各级各部门也要成立相应的组织协调机构,确保此项工作的落实。

(二)配备一支专业工作队伍。根据机构编制相关规定,县政府将逐步配备县数字档案馆所需的专业人员。各单位也要配备1名数字档案专兼职计算机管理人员。同时,县档案史志局要协同软件应用公司举办专题培训班,开展档案应用软件专项技术培训,要求各单位的业务人员熟练掌握计算机操作、软件及网络应用技术,以适应档案信息化发展的需要。

(三)加大档案行政执法和检查力度。加强执法工作,从2014年开始,县档案史志局将档案信息化建设工作纳入档案年检和行政执法检查范围。加强督促检查工作,县考核办、县档案史志局要开展专项督促落实工作,对不重视不落实的单位发督办涵,公开通报。