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【安康】追赶超越站潮头,走向未来勇争先

来源:岚皋县档案史志局  作者:局长 王福荣  发布:2017-09-15  (浏览 1018 人次)

——陕西省岚皋县数字档案馆建设的实践与体会

随着移动互联网、大数据、云计算等信息时代的到来,单纯指导和管理纸质档案已经不能满足互联网时代的发展需要。面对信息时代发展的新挑战,档案工作如何顺势而为,迈过这道坎,跟上时代的发展步伐;如何找准突破口走出一条新路子,尽可能少走弯路,不吃夹生饭等等,我们在这方面进行了深入地调研、大胆地探索和积极稳妥地推进,通过实施数字档案馆两期项目建设,经过实际运行情况来看,取得了比预想要更多更好的成效。

一、超前谋划、反复论证,为实施数字档案馆建设奠定了坚实的基础。

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陕西省档案局局长王建领(左二)、安康市档案局局长邱志华(右二)来岚皋县档案馆指导工作

2012年11月,岚皋县县级综合档案馆在陕西省中西部建馆县中第一家建成投用。馆藏档案几经搬家折腾,最终才有了安全稳定的归宿。接着,通过请老师、借用干部、全体干部齐上阵,2013年又奋战了一年,岚皋县档案馆顺利创建了国家级二级档案馆。尽管创建通过了验收,但是,岚皋县信息化建设和数字档案馆建设基本上还未破题。在创建任务完成之后,我们深深地认识到,档案信息化既是岚皋县档案馆的短腿,也是今后档案事业发展的潜力之所在和希望之所在。于是,我利用业余时间,在网上搜寻这方面的信息资料,通过在网上学习联系、电话沟通请教,尤其是在网上与山东省青岛市档案局取得了联系,几经沟通后,最终才选择了建设数字档案馆这一突破口。2013年11月30日,我撰写的《保存数字遗产,深化政务建设》的文章在陕西省委《调研与决策》上发表,更加坚定了建设数字档案馆的信心和决心。2014年11月,在以习近平同志为核心的党中央出台八项规定之后,在全面精减会议文件的形势下,经多次向县政府分管县长汇报该项目建设的好处及重要性,岚皋县委办公室、县政府办公室以岚办发〔2014〕64号文件印发了《关于加快全县档案信息化建设工作的通知》。数字档案馆建设列入了县委、县政府的工作日程。2015年初,陕西省发改委为岚皋县新馆建设追加了配套资金,安发改投资〔2015〕24号下拨了﹙陕发改投资〔2014〕1509号﹚岚皋县档案馆省级配套投资计划132万元。至此,岚皋县数字档案馆建设有了资金的支撑。2015年4月,完成了《岚皋县档案信息化平台建设暨数字档案馆建设项目实施方案》,岚皋县发改局以岚发改投资〔2015〕139号下达了批复,总投资360万元,建设内容有:硬件系统建设、软件系统建设、档案信息资源建设三部分,资金来源为自筹和争取中省项目扶持。

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   王建领局长了解数字档案馆的运行情况

二、整合资金,严格程序,推动数字档案馆建设顺利完工。

近几年来,国家对档案信息化暨数字档案馆建设没有专项扶持资金,主要依靠当地政府自筹资金来推进。比如,岚皋县是国家级贫困县,地方财政是捉襟见肘,县政府根本拿不出资金来做数字档案馆建设。怎么办呢?我们就整合陕财办教[2014]51号下达的档案补助经费6万元、陕发改投资[2014]1509号下达中西部档案馆建设省级配套补助资金132万元、陕财办教[2016]9号下达档案保护及档案馆建设补助经费10万元,共整合项目资金144万元(其中4万元支付了土建工程尾欠款)。对此,我们向县政府写出专题请示报告,在县政府分管县长的批示下,将整合资金全部用于岚皋县数字档案馆项目建设。2015年5月,为稳妥起见,先期试做了一个清朝、民国时期珍贵档案裱糊、数据扫描、数据挂接项目,8月项目完成,完成珍贵档案裱糊2.1万页,数字化扫描3.1万页,通过组织抽查验收,合格率98%以上,受到安康市档案局领导及专家的一致好评。2015年11月,县采购中心按程序,根据《数字档案馆建设设计方案》,为我局采购了数字档案馆数据处理服务一期项目,项目总资金100.6万元,购置了主数据库服务器2台、存储设备1套、蓝光光盘1000张,购置了操作系统软件1套、数据库软件1套、数字档案馆综合管理平台软件1套,档案数字化加工100万页。一期完工后,2016年8月,又通过采购中心进行了二期续建项目采购,总投资36.6万元,数字化加工档案80万页,通过邀请安康市档案局、市发展研究中心的领导及专家综合验收后,专家组认为该项目建设领导重视,承建单位负责,完成了合同规定的建设内容,平台试运行正常,工程档案资料整理合格,整体建设情况良好,通过验收。

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陕西省地方志办公室、安康市地方志办公室领导来数字档案馆指导工作

三、服务高效,实体安全,档案工作走上规范化、科学化的轨道。

岚皋县数字档案馆从试做到实施一二期数字化服务项目,历时两年时间,完成项目建设总投资154.2万元,其中,实验项目6万元,一二期服务项目137.2万元,增加目录录入、自命标题、人名著录超预算11万元。建成了数字信息管理机房1个,数字档案查阅室1个,完成了20个全宗、折合标准纸张182.38万页的扫描任务,增加目录著录40余万条。数字档案馆基本功能和构架初步建成,数据管理、档案查阅及系统运行安全正常。

(一)社会化服务便捷高效,工作效率极大提高。两年来,我们把涉及人民群众经常利用的档案全宗先期进行整理加工扫描,县委、政府、人大、政协,组织人事、民政婚姻、文教卫生、计划经济、林业等全宗已全部录入扫描。一边实施数字档案馆数字化服务项目,一边接待前来查阅档案的群众,只要把你的时间、姓名、所查档案内容说清楚,在电脑上进行年度、全宗搜索、调卷,通过目录检索,很快搜索到所查的文件内容,过去要几个小时甚至大半天的时间,楼上楼下的来回跑,翻阅卷宗等等,现在只需要2——3分钟就能完成查档任务,极大地节省了查档时间,方便了人民群众及社会的查档需要。

(二)原始档案安全得到有效地保护,库管人员的健康也有了较好得保障。过去是为查找一份档案经常翻卷、反复翻卷,对原始档案纸张磨损危害极大,越是使用频率高的档案人为造成损害就越大。通过数字化以后,这些档案就不再受到更多更大地翻阅伤害,原始档案将颐养天年,过着安全稳定的幸福生活。

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陕西省档案局副局长解华波(右二)来岚皋指导数字档案馆建设工作

(三)有效地防御了自然灾害对档案的毁损。通过对档案数字化以后,把所有的档案信息备份在硬盘内,实现异地异质备份,既就是发生地震、洪水、火灾等人力不可抗拒的特大自然灾害,也能实现档案信息资源的安全保存。比如,岚皋县原晓道乡在2007年8月7日,遭受百年不遇的暴雨泥石流灾害,造成该乡2007年以前的所有档案全部被山洪泥石流洗劫一空。如果之前有条件将其档案全部进行了数字化,实行异地备份,就不会造成该乡2007年以前的所有档案被洪水的冲毁。这个教训是十分惨痛的。

(四)倒逼各单位加快档案数字化工作步伐。县级综合档案馆实施数字化以后,散存在各部门各单位的文书档案、科技档案还有相当的数量,按照国家档案局《“十三五”档案事业发展规划》的要求,馆藏档案必须数字化,新增档案电子化的要求,我局将检查督促各相关单位必须将保存的档案全部按要求进行数字化加工以后,纸质档案、电子档案符合进馆要求的,才能及时接收进馆。最近,不少单位请求移交本单位档案,我局委派技术员到各有关单位,先后指导了二轮土地确权到户换证档案,集体林权制度改革、退耕还林、计生卫生、工贸经济等专业档案的数字化加工测算等工作。凡是不符合接收要求的档案档案馆一概不接收。单位工作主动性掌握在自己的手里,不再成天去找别人说好话了,变“我找你成天说好话”为“你有事找我来协调指导你、要求你应该怎么做”。把档案部门工作下作、缺经费保障、缺人员的问题自然而然地分解到了各部门各单位去落实解决,“谁的孩子谁去管”。档案局不在为经常向县政府写报告、找领导要钱而烦恼发愁了。

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岚皋县人大副主任张道田、马天丽来数字档案馆指导工作

(五)一改被动的工作局面,档案部门的工作重点和方向更加明确。档案部门在各级党委、政府中无权无势这是不争的事实,有个不妥当的比方,别的单位是人前做事,档案工作是事后打杂,别的单位是坐席吃饭,档案工作是洗锅涮碗、清理后场的。数字档案馆建成以后,别人有洋抢洋炮,咱们的装备也不差;档案部门可以把更多的精力投入到执法执纪中去,加强档案法规学习宣传,加强新制度的培训,加强业务指导,指导各单位创建A级、AA级、AAA级档案室等工作上。彻底扭转过去那种领导不愿意见你(因为你一见领导就要要钱、要人)、外单位瞧不起你(你就是给其他单位做档案、干活的,谁都能安排你)等被动的工作局面。抽出更多地时间和精力,深入基层、深入一线、深入各项工作主战场,加强调研,主动作为,充分发挥档案部门的职能作用,提高各部门各单位在互联网时代下建好档案、管好档案、用好档案的科学化水平,找准档案工作与中心工作的结合点,研究中心工作档案管理的新路径,走出过去那种政事不分、里外无边、主次不分等工作樊篱,回轨档案工作本真,走上宣传政策、业务指导、执法执纪的正确轨道上来。

总之,在纪念国际档案日成立60周年之际,谈一点自己的工作体会,希望与档案界的同仁交流共勉。当然,要想做点事首先与自身努力是分不开的,在档案部门要想做点事要坚信两点:“是金子总会发光的”、“只要你想做总会找到方法的,你若不想做总会找到理由的”。希望档案工作能引起社会各方面尤其是各级领导的高度重视,祝福档案事业的春天早一天到来!

                                                                                          岚皋县档案史志局局长:王福荣

                                                                                                2017年9月15日