档案工作在社会上一度被涂上非常神秘的色彩，使档案界以外的许多人士对档案工作知之甚少，这些对档案事业档案事业的发展，尤其对档案的开发利用工作造成诸多困难。目前，大力宣传档案工作和《档案法》，已成为档案工作的一项重要内容。准确、全面地了解档案工作的内容和范围，对每一个档案工作者来说更是责无旁贷。其实，档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为社会各项 实践服务的工作。档案工作具有广义和狭义之分：从广义上说，档案工作是指国家档案事业的各个组成部分，包括档案事业管理工作、档案室工作、档案馆工作、档案专业教育工作、档案科学技术研究工作、档案宣传出版社工作和档案界国际交往活动等。从狭义上说，档案工作则是指档案业务工作，随着档案工作的不断深化和发展，档案业务工作的范围还在不断拓宽。但是万变不离其宗，总的内容基本上可划分两个大部分：一是包括编研在内的档案利用工作；二是为利用服务的档案业务基础工作。具体包括档案的收集、档案的统计、档案的检索、档案的编研及档案的提供利用等。

　　在中国档案事业源远流长，波澜壮阔的历史长河里，历史的沿革，造成了档案从业人员及档案馆室曾有许多种别称或美称。其中，以兰台和兰台传统最为普及。著名的兰台史，就是从汉代开始设置的史官名称。当时的兰台史官掌管国家档案馆图籍秘书并从事著述，为御史大夫属官。由于当时时尚的推崇，以及档案工作者的苦心经营，名人名著辈出，可谓盛况空前。著名历史学家班固、傅毅、李尤等都曾担任此职。先贤的楷模风范，历来是人们追慕、学习的典范。因此档案工作又被誉为兰台传统。

　　秦(公元前221～前207)是中国历史上第一个统一的多民族的封建中央集权国家。秦为加强中央集权形成了一套尊君抑臣的封建文书、档案制度。秦以法为治，尤重律法档案，重要者均立正副本。正本藏于中央禁室，封以禁印，由少府的尚书管理，不准私启，凡私入禁室改□一字者，处以死刑。副本存丞相、御史大夫府与地方州县，设法官、法吏管理。

　　秦代档案主要是简牍档案，1975年在湖北云梦睡虎地出土的秦简，大都属律法档案，墓主人喜即为秦安陆(今云梦)主管律法的官员。秦的舆图和户籍档案，亦存丞相、御史大夫府，由柱下史专管。秦改变了商周以来将重要活动记录铭于青铜铸器传统的做法而刻于石，即为石刻档案。秦始皇5次出巡，于7处立石刻，存世者有泰山刻石和琅琊刻石。秦代缣帛档案主要是舆图和人物画像。秦不准民间收藏战国时期六国的史书和历史档案，采取“烧灭”、“涤除”的政策。因为在档案典籍中记载了秦国对他国攻战的史实和六国对秦的指斥和讥讽。秦始皇于三十四年(公元前213)下“焚书令”，焚烧了大批古代档案和六国的档案和典籍。“不去者，医药、卜筮、种树之书”。并规定，令下三十日后不烧者罚做长城劳役4年，以古非今者灭族。秦始皇的焚书使中国古代长期积累的档案文化财富遭受了严重的摧残和损失。

　　汉(公元前206～公元220)统治者对待历史档案的态度与秦显然不同。刘邦等在起义过程中就注意收集秦代档案。义军入咸阳，萧何独入秦丞相、御史府收集保护了秦的律令图书，在巩固汉代政权中起了重要作用。汉初，叔孙通制朝仪，萧何定汉律，韩信申军法，张苍定章程都依据和参考了秦代旧档。张苍本为秦专管档案的柱下史，熟习天下图书计籍，备受汉王重用。汉为适应封建政治、经济、文化的发展，建立起比秦更为完整的档案管理工作，综理中央政务的三公府(丞相、御史大夫、太尉)集中了大量的文书、档案。由长史及御史中丞主管。下属各曹设掾史或令史具体管理。地方郡县有主簿、丞等负责。东汉时尚书台职典枢要，也成为主管王朝文书与档案的重要部门。汉历朝皇帝在宫内外设馆置阁典藏档案和图书。汉初，萧何建石渠阁保管收集的秦档，设兰台保管图籍秘书，由御史中丞主管。东汉有东观，学者称之为“老氏藏室”。两汉还有天禄、麒麟、石室、宣明、鸿都诸阁库。这些馆库收藏的档案、图书均极宏富，它们既是档案、图书库，也是群儒议定五经，校勘书籍，从事著述的机构。至于皇帝封赏功臣的丹书铁券，仍传统地珍藏在石室金匮和宗庙里。

　　汉代档案库保藏着丰富的档案图籍，为修史著述提供了条件。利用档案修史的突出代表当推司马迁和班固，二人都从事过档案管理工作。司马迁自幼受家学薰陶，年轻时游访祖国名山大川，广泛收集各种档案史料，后任汉太史令，他利用所职掌的档案及“石室金匮之书”，经几十年奋斗，终于写成中国古代第一部通史——《史记》，其中利用档案的痕迹历历可见。班固为兰台令史，他编纂的《汉书》即利用了兰台的档案图籍，班昭、马续最后完成《汉书》，与他们能参阅利用东观的档案是分不开的。

　　汉代已发明了纸，但汉代的档案制成材料仍以竹帛为主，汉代的简牍和缣帛档案有文献记载，也屡有出土。汉代还有以动物骨头(主要是牛骨)记事的。1986～1989年在西安汉代未央宫内官署遗址，发现万余片有文字的骨签，总字数达数十万，内容包括整个西汉王朝有关中央与地方、中央政府与皇室在经济机构设置，财政收入，以及手工业行业分布与生产水平等，许多材料是《汉书》等史籍没有记载或记载很简单的。这批骨签属于汉代中央级档案。

　　纸作为中国官府正式的书写材料是在东晋末桓玄称帝时，404年下令禁用简牍书写公文，官府才普遍用纸。纸质档案大量产生，对档案管理产生深刻影响。汉亡后的魏晋南北朝是封建割据、列国对峙的动乱时代，档案管理基本沿袭两汉旧制。由于社会动荡，政权更迭频繁，原存于官府馆库的档案流散严重，因此，官僚士大夫收集、抄录、保藏档案者颇多，有的世代相继，利用档案史料修史著述。当时私人修史盛行，一种史书往往多家修撰。如修后汉史者9家(一说13家)，修晋书者20余家。晋人王铨、王隐父子，王伟之、王韶之父子，南朝宋人王彪之祖孙均利用抄录收藏的档案修史著书。魏晋实行九品中正制，以出身高低定官品，因此，反映世系出身的谱牒档案备受重视，官府和豪门世族之家广为收藏及编修。梁武帝时朝廷设谱局，诏令专人收集纂修，谱牒学应运而生。故有“人尚谱系之学，家藏谱系之书”之说(见家谱档案)。这是魏晋档案管理的特点之一。

　　唐宋是中国封建社会经济文化繁荣昌盛时期，专制皇权更为加强。随着纸张的广泛应用，档案数量剧增，档案人员增多，档案管理发展鼎盛。

　　从隋开始到唐(581～907)记注档案更加完备，除起居注外出现了由宰相撰录的“时政记”。籍帐(户籍与计帐)、舆图档案管理更加严格。隋唐废除魏晋以来的九品中正制，实行科举、铨选制以选拔人才，形成了记录封建官吏职名、履历、考绩、选授官员的“甲历”档案，并建立了专门保存甲历的甲库。各种档案的管理制度也进一步完善。唐规定：文案处理完毕，勾司官应用□笔签注，记明年月日后归档入库；入库档案分常留(长期保管)和非常留两类，非常留者每3年一“拣除”(销毁)；档案应登记立案，新旧官员交替应办理交接；若有盗窃弃毁档案者，按情节轻重、档案重要程度予以惩处，盗制书者徒两年，盗官文书者处以杖刑，“重害文书”加一等。规定如此详尽前所未见。唐代档案屡有发现，“吐鲁番文书”、“敦煌文书”中有一部分是属于唐代官府的档案及私人信札，现存辽宁省档案馆的6件属唐开元二年(714)档案。

　　隋唐明令禁止私人修撰国史，朝廷设史馆(始设于北齐)修史，由宰相监修。应修史需要，制定了《诸司应送史馆事例》征集档案，史馆设档案库保管征集的档案，供修史利用，使修史取得显著成果，二十四史中有8部为唐时所修。

　　宋代(960～1279)皇权更加集中，机构臃肿庞杂，档案数量剧增。中央三省设制敕库房保管重要档案。枢密院、尚书省六部及寺、院均设有架阁库贮藏档案。三司的档案始存金耀门文书库，以后六部长期保管的档案也归该库保管，该库成为中央级的档案库。地方衙署也普遍设有架阁库，架阁库由管勾、守当官负责档案管理工作。

　　宋代的档案管理制度涉及到档案工作的各个环节。据《庆元条法事类》等书记述，宋代对民政、司法方面的档案具一式数份，县、州、路和中央户部或刑部各存一份。六部档案，部存两年后送架阁库，过8年移送金耀门文书库保管。档案经分门别类整理登册，以千字文为序登录(见千字文编号法)并编排，写明封题、事目、年月日和张数。按档案的重要性确定保管年限，制书及有关祥瑞、婚用、狱案等的档案为长期保管，非长留者留存10年，3年一次“检简”(鉴定)。档案不得交杂损失，要时以晒暴，如有漏落、漂损、火焚，须雇人誊写补齐。销毁档案须申报上级复核、有关官员签批。查阅利用档案，须登记立案，限期归还注销。机密档案非职事官不得借阅。官员交替应办理档案的交接手续等等。

　　如违反上述规定或盗窃、藏匿、弃毁、拆换以及擅自雕印、公布有关边机时政档案者，按情节轻重惩处，轻者杖徒，重者绞斩。凡揭发检举情弊者，予以奖励，赏钱50～100贯。其管理制度甚称详备。

　　宋代对档案的利用更加广泛。除用于政务和军事外，多为编纂政书和修史利用。如利用档案编纂了日历、会要、实录、玉牒及历朝国史，汇编公布了各种条例、敕令，成书极多。如南宋高宗、孝宗、光宗、宁宗4帝，共有日历4000多卷。两宋共编修会要10余次，成书10余种，2000余卷。利用档案极广，如修日历时“诏诰则三省必书，兵机边务则枢司必报，百官之进退，刑赏之予夺，台谏之论列，给舍之缴驳，经筵之论答，臣僚之转对，侍前之直前启事，中外之囊封匦奏，下至钱谷、甲兵、狱讼、造作，凡有关政体者，无不随日以录”。如《三朝北盟会编》辑录了“诸家所说及诏敕制诰、书疏奏议、记传行实、碑志、文集杂著事涉北盟，悉取铨次”。司马光的《资治通鉴》、李焘的《续资治通鉴长编》，都是“博极载籍，搜罗百氏”，“本朝典故尤悉力研核”而成的。

　　辽、金、元是中国北方的契丹族、女真族和蒙古族分别建立的政权，其国家制度“遵用汉法”，档案管理沿用宋制。元实行文卷的照刷、磨勘制度，经照刷无差错的文卷方可送架阁库保存，这一制度对提高档案质量有一定意义。三朝均重视对宋代官府档案的收集，不准私人收藏，对汉人管理与利用档案严加防范。这也是这个时期档案管理的特点。

　　明(1368～1644)统治者早在反元起义时就注意档案管理。朱元璋多次明令部下收集元代档案，奖励携档案降明的元将。为加强档案管理，洪武元年(1368)在宫中特建大本堂以保藏从元代官府收集的档案。以后置天下诸司架阁库、五军都督府照磨所，并增设管理六部档案的照磨与管勾人员。洪武二十四年派监生百余人到各布政使司“考校诸司案牍”，加强中央和地方官府档案册籍的管理。

　　明代档案库不仅遍及全国，而且规模、建筑技术、管理工作都有相当水平。洪武十四年朱元璋亲自筹划在南京后湖(今玄武湖)的中心小岛上建造中国封建社会规模最大的档案库——后湖黄册库，专藏全国赋役黄册与鱼鳞图册。后湖黄册库与明代相始终，至明末库藏黄册达179万余册之多。明初还在宫内建古今通集库，收藏皇帝给功臣、将领、藩王、驸马等的诰封、铁券和官员的诰封底簿等档案，由太监掌管，是皇帝的御用档案库。

　　嘉靖十三年(1534) 在东苑(今紫禁城外东侧)仿古代石室金匮之制，建造了全用砖石砌成的宫殿式的档案库——皇史宬。专藏皇族的玉牒、历代皇帝的实录和圣训。皇史宬在建筑技术上具有适合保存档案的各种特点，反映了中国古代高超的建筑水平和保护档案技术的知识。明代地方普遍设有黄册库、架阁库、案牍库，有的库房建筑也有相当规模。如江西布政使黄册库，一次修建库房50间，厅事3间。太平府架阁库，一次修库三连各五楹，“左藏黄册，右藏案牍”，收贮的档案很多。在库房建筑上，注意“凿池蓄水”，“布地以沙”，“覆沙以板”，利于防火、防鼠和防潮。明代档案的利用，除日常政务活动外，主要用来编纂各朝实录，汇编法令典章如《明大诰》、《明会典》以及撰修历史。

　　明代档案大都毁于战火，保存下来的仅数千件，主要存于中国第一历史档案馆和辽宁省档案馆，台北故宫博物院也有一些。

　　清(1644～1911)在入关前就开始积累保存档案，存留至今的有满文老档和满文木牌等。入关后建立起全国政权，各项制度进一步完备，中央和地方衙署设有典籍厅、满本房、汉本房、档房等文书档案机构。皇史宬仍被沿用为保存清代实录、圣训和玉牒的皇家御用档案库，嘉庆时进行了重修。中枢机关内阁设内阁大库除保存内阁形成的承宣、进呈的日行公事档案外，有官修实录、圣训、玉牒、会典的稿本，修书征集的档案，以及盛京(今沈阳)移来的旧档，库藏极其宏富。内阁还设有副本库，建于嘉庆朝，专藏内阁的题本副本。清代设军机处，其档案多而机密，为慎重保管特设大库，称方略馆大库，由军机章京掌管。清代国史馆也设有档案库，称国史馆大库，主要保管为修史而征集来的档案。

　　上述档案库集中了清代最重要的、数量也是最多的档案。清代在整顿吏治、裁革书吏、保护档案、加强管理中，建立了各种档案管理制度。如缴回洙笔制度、副本收存制度、修档制度、清档制度以及档案的整理、移交、清查、保密制度等。

　　清代凡国家举行大典，都要查考档案，日常政务活动参阅档案更是频繁，据《枢垣记略》载：嘉庆元年(1796)以来，所奉汉字谕旨、寄信及议复等项档案繁多，历年随带翻阅查考利用，间有擦损。在编纂各种史志中档案利用也很广泛。清代的实录馆、玉牒馆、会典馆、明史馆、三通馆、律例馆和修志馆，都收集了各类档案。清代编修史志之勤，数量之多，种类之繁，卷帙之众超过历代，现存志书百分之八十为清代所修。清代方志学家章学诚，在长期修志实践中，提出了“案牍”(档案)是方志之骨，他主张州县应设立志科进行档案的收集、整理工作，并将“分科别类”的档案妥善保管在“藏室”(档案库)中，然后访能文理而通史裁者编纂成志书。他的思想观点，对中国档案学的萌芽和形成具有重要意义。

　　18世纪末19世纪初，世界资本主义迅速发展，清政权日趋腐败。1840年鸦片战争后推行变法新政，学习近代科学技术以挽救灭亡，各种新档案如科学技术档案、财经档案、教学档案、电报档案、照片、影片、录音档案等应时而生。对旧的档案管理方法也进行了改革，扩大了档案的公布利用，创办了《官报》、《政治官报》，通过公布档案，使“海内士庶，于国家要政皆能了彻大势”。另一方面，清朝统治的腐朽也暴露在档案管理上，如内阁大库年久失修，大宗档案霉损破坏；帝国主义在历次侵华战争中掠夺破坏了京师衙署档案、东北和广州的官署档案；侵略者还以文化交流、传教考察、探险考古为名，潜入中国内地，盗窃、掠夺了包括殷商甲骨、两汉简牍、唐代文书以及近代机关档案。特别是英人M.A.斯坦因，于1900～1906年几次深入新疆、甘肃一带，从古代遗址、古代档案库窃取了大批汉文、梵文、藏文和其他文字的各种公私文书、契约、稿本档案，使中国古代档案遭到严重损失。保存下来的明清以前的档案大都藏于图书馆、博物馆，明代和清代档案则多存于各级档案馆。今中国第一历史档案馆有明清中央机关的档案一千余万件，台北故宫博物院约有40万件。在清代晚期曾建立太平天国(1851～1864)农民政权，形成自己的文书和档案管理工作。在朝内、军中和地方都设有档案机构和人员，诏书衙就是主管诏旨、编纂历史、储集人才、汇总档案的机构。从天王府到将军府，设有六部尚书、六部书、六部掌书等负责记录和保管文书、档案的人员。太平天国的档案“不藏于皇史宬，而颁于民间”，即充分利用档案进行宣传教育为革命斗争服务。太平天国失败后档案留存很少，现存于国内外档案馆、博物馆、图书馆的原件、抄件和刊本仅有400多件。

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